24 лютого Верховна Рада ухвалила закон, який скасовує підпис замовника на актах виконаних робіт і спрощує документообіг для бізнесу.
Йдеться про Закон “Про внесення зміни до статті 9 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” щодо спрощення оформлення первинних документів з надання послуг” (реєстраційний номер законопроєкту 14023).
Автором ініціативи є народний депутат Данило Гетманцев, а розробку та доопрацювання здійснював Комітет з питань фінансів, податкової та митної політики, який він очолює. Закон дозволяє в певних випадках оформлювати первинні документи (акти наданих послуг, виконаних робіт чи оренди) лише з підписом виконавця, якщо це заздалегідь передбачено договором.
Автори закону пояснюють його необхідність тим, що чинні правила оформлення первинних документів створюють зайве адміністративне навантаження на бізнес, особливо на малий і середній. Багато підприємців, фрілансерів, IT-компаній, онлайн-магазинів і постачальників послуг витрачають тижні на те, щоб дочекатися підпису замовника під актом, навіть коли послуга давно надана, оплачена і претензій немає. Через це затримуються закриття періодів, нарахування доходів, сплата податків і повернення коштів. Закон дозволяє спростити документообіг: якщо в договорі вказано, що акт підписує лише виконавець, – це стає законним варіантом (за винятком бюджетних коштів, держмайна, будівництва та благодійності).
Чому це важливо не тільки для бухгалтерів і директорів компаній? Бо від таких змін залежить, наскільки швидко працює бізнес в Україні. Коли документообіг стає простішим, підприємці витрачають менше часу на папери, менше платять штрафів за формальні помилки, швидше отримують гроші. А це впливає на ціни товарів і послуг, на робочі місця, на те, скільки податків держава реально збирає. З іншого боку, спрощення завжди несе ризики: хтось може використати його, щоб приховати фіктивні операції чи вивести гроші.
Головні зміни, які вносить закон про спрощення документообігу
Закон додає до статті 9 Закону “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” новий абзац, який встановлює виняток із загального правила оформлення первинних документів. Тепер у багатьох випадках акт наданих послуг, виконаних робіт або оренди можна підписувати лише з боку виконавця, і це буде вважатися правильним первинним документом.
Ось що саме дозволено:
- Підпис (а також посада та прізвище) особи з боку замовника послуг, робіт чи оренди може бути відсутнім.
- Це не вважається порушенням вимог до оформлення, якщо:
- такий порядок прямо передбачено договором у письмовій формі;
- операція відображається в бухгалтерському обліку в періоді, коли вона фактично відбулася.
- Реквізити, які можна не вказувати з боку замовника: посада відповідальної особи, її прізвище та особистий підпис.
- Жодних додаткових умов щодо повної чи безготівкової оплати закон не ставить – достатньо наявності відповідного пункту в договорі.
Тобто сторони можуть заздалегідь домовитися в договорі: “Акти наданих послуг / виконаних робіт / оренди підписує лише виконавець”. Якщо такий пункт є, акт, підписаний лише виконавцем, буде дійсним для бухгалтерського обліку, податкової звітності та перевірок.
У яких випадках спрощення документообігу не діятиме
Закон чітко виключає низку операцій, де двосторонній підпис залишається обов’язковим:
- Усі господарські операції, оплата за які здійснюється за рахунок публічних (бюджетних) коштів – державні закупівлі, видатки бюджетних установ, комунальних підприємств, субвенції тощо.
- Договори найму (оренди) державного або комунального майна.
- Договори будівельного підряду.
- Договори проєктно-вишукувальних робіт.
- Договори про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу.
Якщо ваша операція потрапляє під один із цих винятків, то акт має бути підписаний обома сторонами, як і раніше. Спрощений порядок тут застосовувати заборонено.
Плюси та мінуси закону: що отримає бізнес, а що може втратити
Вказані зміни мають як очевидні переваги для бізнесу, так і певні ризики, які обговорюють бухгалтери, підприємці та експерти.
Головний плюс – зменшення адміністративного навантаження та бюрократії. Для ФОПів і невеликих компаній це означає менше витрат на бухгалтера, швидший оборот коштів і менше формальних штрафів від податкової за відсутність підпису. Замовники теж можуть виграти, якщо обирають надійних виконавців – менше паперової тяганини.
Але є і мінуси:
- Спрощення послаблює один з інструментів контролю. Раніше відсутність підпису замовника автоматично створювала формальне порушення, що дозволяло легко оскаржувати витрати чи дохід. Тепер, якщо в договорі прописано спрощений порядок, акт дійсний і без підпису замовника. Це може ускладнити захист інтересів замовника, особливо у спірних ситуаціях (неякісна робота, дефекти, що виявилися пізніше).
- Також у замовника можуть виникнути проблеми з ДПС, оскільки для нього акт є основним документом, що підтверджує витрати та право врахувати їх у податковому обліку. Якщо ж оригінал із підписом замовника відсутній, існує ризик, що такі витрати можуть не визнати, що потягне донарахування податків і штрафи. Водночас для виконавця ситуація простіша: дохід відображається в обліку незалежно від наявності підпису замовника, і максимум, про що може йтися, – це порушення правил оформлення документів.
Тобто акти без підпису замовника фактично перекладають основні податкові ризики саме на отримувача послуг, тому з практичної та безпечної точки зору більш логічним виглядав би варіант, коли документ підтверджується саме замовником.
- Ще один серйозний мінус – потенційні лазівки для відмивання коштів. Раніше двосторонній підпис на акті був залізним процедурним бар’єром: щоб “намалювати” витрати, обидві сторони мали зафіксувати свою участь, що автоматично створювало спільну відповідальність за документ. Тепер же схема стає односторонньою та значно швидшою. Компанія-виконавець може самостійно генерувати акти на “повітряні” послуги, як-от маркетинг чи консультування, а замовник – автоматично визнавати ці витрати для зменшення податку на прибуток, просто здійснивши платіж.
Це фактично дозволяє перетворювати беззмістовні перекази коштів на легальні господарські операції з ідеальним зовнішнім виглядом документації. А для податкових органів це означає втрату найпростішого інструменту контролю – перевірки формальної відповідності документа. Якщо раніше відсутність підпису замовника була прямою підставою для реакції, то тепер інспектори змушені будуть доводити нереальність послуги через глибинний аналіз: шукати докази листування, перевіряти наявність фахівців та технічну можливість виконання робіт. Такий процес доказування є значно складнішим і тривалішим, що дає організаторам схем необхідний запас часу для виведення капіталу в готівку або на офшорні рахунки.
Таким чином, закон робить фіктивний документообіг стійкішим до швидких перевірок, перетворюючи “паперові” маніпуляції на значно безпечніший інструмент для оптимізації податків.
Отже, закон про спрощення оформлення первинних документів дає бізнесу реальне полегшення: менше бюрократії, швидше закриття операцій, менше формальних штрафів. Для фрілансерів, IT, малого сервісного бізнесу та ФОПів з надійними клієнтами це може суттєво спростити життя. Водночас держава залишила жорсткий контроль там, де ризики найбільші – бюджетні гроші, держмайно, будівництво, благодійність – тобто для державних тендерів і великих проєктів нічого не змінюється.
Але спрощення має ціну: замовники можуть втратити важливий важіль контролю, податкові ризики для клієнтів зростають, а податкова втрачає швидкий спосіб відсіювати сумнівні операції. Тепер більше залежить від якості договорів і реальних доказів виконання. Закон не робить фіктивні схеми неможливими, але й не робить їх безпечними, він просто переносить акцент з форми на сутність. Чи переважить користь над ризиками – покаже практика найближчих місяців.
